Telefooncentrale op maat van uw school

De telefoonmarkt bevat vele kleine en grote spelers. Bij het maken van jouw keuze is het belangrijk om rekening te houden met jouw specifieke noden en die van scholen in het algemeen. Zo ben je voorbereidt op de toekomst.

Van PSTN naar VoIP

Vroeger maakte iedereen voor telefonie gebruik van een PSTN-lijn (klassieke telefoonlijn), in België uitgebaad door Belgacom (nu Proximus) of Telenet. Beide grote speler hebben lang vast gehouden aan deze verouderde en archaïsche structuur en zijn slechts recent voluit overgestapt op VoIP. Hun huidige duopolie is dan ook te wijten aan deze historische context en hun naamsbekendheid.

De overstap van PSTN naar VoIP heeft echter vele voordelen. Je bent overal bereikbaar, aangezien enkel een internetverbinding (WiFi, ethernet, 4G) vereist is. VoIP levert een uitstekende gesprekskwaliteit op, aangezien je niet gebonden bent aan de voorziene bandbreedte van een PSTN lijn. De bekabeling is veel eenvoudiger, doordat je een VoIP toestel meestal kan aansluiten op een bestaande internetbekabeling. VoIP centrales zijn vaak eenvoudiger configureerbaar en bieden vaak meer functionaliteit voor eenzelfde prijs.

Gewenste functionaliteit

De basisfunctionaliteit is meestal wel aanwezig bij elke respectabele leverancier. Het is hierbij echter belangrijk om na te gaan in welke mate ze extra kost aanrekenen voor de functionaliteit die jij wenst te gebruiken.

Naast de capaciteiten van de telefooncentrale zelf, bespaar je jouzelf veel moeite door ook rekening te houden met een eenvoudig beheer. Zo is de koppeling met je schoolplatform (bvb. Smartschool) of het administratiepakket (bvb. Informat) van je school een must. Bellerweergave kan dan gekoppeld worden aan de gekende schoolinformatie, zodat het secretariaat meteen weet wie er belt. Je kan ook leerkrachten eenvoudig gebruik laten maken van je schooltelefooncentrale, zodat de leerkracht hiervoor geen privé-nummer moet gebruiken, waarop ouders hen te pas en te onpas op kunnen contacteren. Kies best voor een partner die ervaring heeft met scholen en schoolsoftware.

Naast de reeds beschikbare functionaliteit is het ook nuttig om na te gaan in welke mate er (kleine) aanpassingen op maat mogelijk zijn. Zo ben je er zeker van dat jouw keuze zowel nu als in de toekomst optimaal is afgestemd op je noden. Vaak zijn kleinere, lokale spelers hier flexibeler in. Belgische spelers leveren bovendien ook vaak een betere integratie met software die typisch gebruikt wordt door scholen in België.

Ondersteunde toestellen

Veel leveranciers bieden enkel ondersteuning voor hun eigen aangeleverde telefoontoestellen. Dit heeft als nadeel dat je gebonden bent aan het gamma dat zij aanbieden, waardoor je vaak een zeer hoge prijs betaalt t.o.v. de effectieve waarde van het product. Ook kan je jouw toestellen dan niet hergebruiken indien je overstapt naar een andere leverancier. Huren van uw toestel is vaak een sterk nadelige optie, aangezien de kost om 1 jaar te huren vaak evenveel is als de aankoopprijs van een toestel, terwijl een toestel gerust enkele jaren kan meegaan.

Gebruikersinterface

Een goede intuïtieve gebruikersinterface zorgt ervoor dat je jouw telefooncentrale zelf kan beheren. Zo ben je zeker dat de telefooncentrale steeds is ingesteld zoals je zelf wil, kan je snel kleine aanpassingen uitvoeren en vermijd je eventuele meerkosten voor de configuraties door de leverancier zelf.

Naast een beheerdersinterface, kan het ook interessant zijn om die van de gebruiker in rekening te brengen. Toestellen met uitgebreide mogelijkheden (vele sneltoetsen, groot telefoonboek, ...) hebben vaak een aanzienlijke meerkost. Deze functionaliteit laten overnemen door een overzichtelijke gebruikersinterface spaart deze kost uit en levert vaak een handiger werkinstrument op dan de vele knoppen en (relatief) kleine schermen op telefoontoestellen.

Kostprijsmodel

Vele spelers vragen een vaste kostprijs per gebruiker, al dan niet met bijbehorende gratis belminuten. Initieel kan dit voordelig lijken, maar de kosten kunnen snel (onnodig) oplopen. Gratis bestaat immers niet. Vele gebruikers bellen hun gratis belminuten niet op, waardoor je in feite betaalt voor iets dat je niet gebruikt. Anderzijds betaal je vaak relatief dure gesprekskosten voor wat niet is inbegrepen in het gratis pakket.

Alles bij elkaar genomen betaal je vaak beter voor wat je effectief gebruikt: beschikbaarheid van gelijktijdige lijnen en gesprekskosten. Zo kan u met een gerust hart de toekomst tegemoet kijken, voor uitbreidingsplannen die zich ooit zullen aanbieden.

Vrije providerkeuze?

Een groot deel van de kost en kwaliteit hangt af van de verbinding tussen het VoIP netwerk en het PSTN of mobiele netwerk. Door te kiezen voor een leverancier met vrije providerkeuze, kan je gerust zijn dat je in de toekomst steeds kan genieten van een goede kwaliteit aan een voordelige prijs. Je kan dan immers eenvoudig veranderen van provider, zonder aanpassing of herconfiguratie van je infrastructuur. Velen laten je deze keuze niet, waardoor ze hierop vaak een stevige meerprijs kunnen vragen.

Ondersteuning en monitoring

VoIP kan uitstekende geluidskwaliteit leveren, maar doordat het zijn geluidsfragmenten verstuurt over het publieke internet, kan er meer mislopen dan bij het PSTN netwerk dat enkel gebruikt wordt (of een vast kanaal heeft) voor telefonie. Daarom is het belangrijk dat je leverancier een goede ondersteuning biedt om misconfiguraties te verhelpen. Om dit efficiënt te kunnen doen is het belangrijk dat hij beschikt over een goede monitoring van alle pakketjes die over het netwerk worden verstuurd. Op die manier kan een storing, zoals geluid dat wegvalt of een lage kwaliteit, snel gelokaliseerd worden.

Vragen?

Voor meer uitleg of informatie kan je steeds het contactformulier invullen.